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产品发货管理方法
第1章 总则
第1条 目的。为规范工厂的产品发货管理工作,提高发货效率,特制定本办法。
第2条 适用范围。凡工厂产品发货及相关事项均按照本办法办理。
第3条 主管部门。发货管理工作由仓储部负责。
第2章 发货准备
第4条 接收发货通知。仓储部人员至少应在发货前1天接收发货通知。收到发货通知后,应详细了解订单号、数量、种类、金额、要求出库及到货时间等。
第5条 用品准备。仓储部人员检查出库产品,准备出库凭单。根据需要,在发货前根据产品的性质和运输部门的要求,准备各种包装材料、用具、标签、颜料等。
第3章 发货审核与实施
第6条 审核发货单
仓储部接获“发货通知单”后,仓储部人员需对发货单进行审核,审核的内容主要有以下几个方面。
1.审核发货单的审批程序是否完整及正确。
2.核对货物的名称、型号、规格、单价和数量。
3.核对收货单位、到达地点等是否齐全及正确。
凡在核对过程中有产名称、规格型号不对应、签字盖章不齐全的、数量有出入或有涂改以及手续不符合要求的,均不得发货。
第7条 备货。
1.销卡。货品出库前应首先销掉或更改货物存储卡。
2.理单。根据发货单的货位,按发货单顺序排列,以便迅速找位发货。
3.核对。按找货位找到应付货品,要卡、单、货三者核对相符。
4.点数。认真清点货品数量,避免出错。
5.批注地区代号。
第8条 出库检查。仓储部人员会同质量管理部人员对出库货品进行检查,检查通过后,安排发货;发现质量问题及时通知仓储主管,与提货人达成一致,寻找解决办法。
第9条 填写“产品交运单”。仓储部需在每天下午四点以前备好第二天应交运的“产品交运单”,并通知承运工厂调派车辆。如果承运车辆可能于营业时间外抵达客户交货地址,产品交运前,仓储部应将预定抵达时间通知销售部转告客户准备收货。承运车辆入厂装载产品后,仓储部及承运人应于“产品交运单”上签章。
第10条 客户自运。客户要求自运时,仓储部应先联络销售部确认。产品装载后,承运人于“产品交运单”上签认。
第11条 直接外销的产品交运。仓储部应在结关前将产品运抵指定的码头或货柜场以减少额外费用(如特验费、监视费等)。产品交运时,仓储部应依“外销发货单”开列“产品交运单”。产品需于厂内装柜时应依下列规定办理。
1.仓储部应于接到销售部领柜通知后,即联络货柜入厂装运。
2.装柜时应依客户要求的装柜方式作业,装毕后货柜应以封条加封。
第4章 发货后处理
第12条 出库登记与报告。发货后,仓储部人员需登记台账,做好账簿登记,当天发货当天记,填写发货日报表。同时及时将发货情况向仓库主管报告,向收货方发出通知,告其发货时间和预计到货时间。
第13条 产品交运单签收回联的审核。仓储部审核“产品交运单”签收回联有下列情况者,应即附有关单据送销售部转客户补签。
1.未盖“收货章”。
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